設計院技術信息資源管理系統開發與應用
馮愛軍
北京城建設計研究總院有限責任公司
摘 要：本文簡要介紹了北京城建設計研究總院技術信息資源管理系統的功能定位、軟件開發、應用推廣情況，并結合該系統的開發與實施，提出了設計院信息化的意見和建議。
關鍵詞：信息化管理、技術資源、科研管理
建設部在《全國工程勘察設計行業2000-2005年計算機應用工程及信息化發展規劃綱要》中，明確提出了“以發達國家相應行業現有的水平為參照，勘察設計單位于2005年建成以網絡為支撐，專業CAD應用為基礎，工程信息管理為核心，工程項目管理為主線，使設計與管理初步實現一體化的集成應用系統”的發展目標。
作為有著45年歷史且專長城市軌道交通的大型設計院，北京城建設計研究總院很早就把企業信息化作為企業管理的一個重要方面。通過對多家設計院信息管理系統的調研及總院信息化管理架構的搭建，我們把設計院信息化管理的切入點選擇為技術信息與科研項目管理，企業信息化的第一步是建立“技術信息資源管理系統”。該系統由我院和理正軟件研究院共同開發，已于2003年7月正式投入使用，目前系統運行良好。本文把開發與推廣過程中的體會寫出來，以求同行共勉。
一、系統功能開發
企業的信息化管理，關鍵在于根據企業自身的管理模式與管理流程，建立可行的、合適的系統功能需求。我們把本系統的目標定位為實用性、開放性、先進性和可推廣性。開發的技術路線是把控制的關口前移，側重需求分析，加強過程控制，引進軟件監理，重視后期推廣。
1、系統功能定位
技術信息資源管理系統致力于搭建設計院信息資源管理中心，建立完善的信息資源數據庫和信息采集、管理、維護、發布、檢索共享為一體的數據管理體系，為全院職工及相關合作企業提供高效服務。資源管理系統開發包括以下內容：
1)利用先進的計算機技術、軟件技術搭建設計院整體的信息資源中心；
2)建立完善的信息資源庫，提供靈活的數據管理工具，實現內部高效的資源共享，有效的挖掘企業的信息資源；
3)完善信息管理體系，建成集數據采集、數據管理、數據維護、數據發布、數據共享為一體的數據管理體系；
4)建立信息庫為全院職工（本埠、外埠）提供網絡服務，傳輸本院、集團總公司和建筑行業的信息、文獻、圖庫，建立數字化管理機制，使有關領導和每個職工及時掌握所需要的信息，以提高設計水平、設計效率、設計質量和管理水平，增加集團和設計院的企業競爭力，最終把設計院建成適應市場經濟發展的優秀數字化企業。
5)信息庫實現全文檢索，建立詳細的編碼系統；
6)預留辦公自動化系統和設計流程管理系統的接口。
7)實現圖書規范管理，解決規范有效版本控制，圖書規范借閱管理；
8)實現科研項目管理信息化，解決科研項目從立項、審批、實施、成果申報、存檔的流程化管理。
9)確定系統的軟硬件需求—保證系統的開放性和先進性；
10)建立完善的權限機制—實現系統的安全性目標
2、系統總體功能簡介
根據確定的功能需求，我們將系統劃分為六個子系統，分別是：
技術信息庫子系統：實現各類信息的維護、共享。
圖書規范庫子系統：維護圖書、規范信息和借閱記錄。
公告信息子系統：實時發布規定、通知以及政策法規等公告類信息。
科研管理子系統：實現科研管理自動化。
日志管理子系統：提供詳細準確的系統日志，便于查詢統計。
系統管理子系統：提供詳細安全的權限控制系統，保證系統安全正確。
各子系統集成在同一界面中，可以無縫跳轉。
圖1系統總模塊圖
各子系統之間數據相對獨立。權限管理系統控制用戶可以訪問、操作的數據庫，用戶的每一部操作都記錄在日志庫中。
圖2系統數據流示意圖
3、技術信息庫
技術信息庫主要包括：院發文件庫、文獻庫、圖書庫、定型圖標準圖庫、設計前期文件庫、科研成果庫、軟件庫、管理文件庫、設計檔案庫、院技術成果庫、圖片多媒體資料庫。
各類信息下面可以分多層子項，實現多條件的查詢統計，實現全文檢索和模糊查詢，可以添加、修改、刪除信息。通過權限控制用戶對信息的訪問和維護。實現上傳、下載、預覽功能。實現詳細、靈活的編碼系統。
圖3 技術信息庫結構圖
4、公告信息
實時規定、通知以及政策法規。規定通知：發布院級、部門級的規定或通知。接收對象可以是全院，也可以只針對部門或個人。政策法規：向全院職工提供相關的政策法規。普通用戶可以瀏覽、查詢，管理用戶可以添加、修改、刪除。
圖4 公告信息功能結構圖
5、圖書、規范庫功能設計
圖書庫模塊除了圖書信息維護的功能之外，還要求有圖書借閱記錄的功能。規范庫的功能與圖書庫完全相同。模塊功能包括：添加圖書、修改圖書、刪除圖書、查詢圖書；添加借閱記錄、修改借閱記錄、刪除借閱記錄、查詢借閱記錄等。
6、科研管理
科研管理模塊實現了項目申請、項目實施、成果申報一系列的流程管理。
圖5 科研管理功能結構圖
其中計劃、立項模塊實現了項目立項報告填寫、提交申請、審批到通過正式立項的過程，經批準的項目及信息自動記錄到實施項目清單中。
圖6 計劃立項功能模塊圖
項目實施模塊實現了對項目的過程監控，包括半年執行情況報告書、結題報告、完成確認書、總結報告書、鑒定驗收證書、成果鑒定驗收申請表、經費總決算表等，其中半年執行情況報告書、結題報告、總結報告書以及經費總決算表需要流轉審批。
圖7 項目實施管理功能模塊圖
合同管理包括各種合同模板，如集團項目合同、技術服務合同、技術開發合同、技術轉讓合同、技術咨詢合同及合同情況統計。經費管理實現了對經費使用額度、到撥款記錄、經費使用記錄的統計。成果申報內容包括：科技進步獎推薦表、科學技術成果鑒定證書、科研項目登記表及成果摘要。
7、權限管理功能設計
系統專門設計了權限管理模塊，包括組織結構管理、系統權限管理、技術信息庫權限管理。用戶所具有的權限跟用戶身份是相對應的，系統通過用戶登錄時的密碼驗證用戶身份，也可固定IP地址，鎖定權限。用戶權限以記錄的形式存放于數據庫中。對信息庫的控制精確到文件夾，用戶的每一步操作都由權限控制，同時提供系統日志模塊，記錄所有系統操作。
由于本院的行業特點和所處的業內地位，很多資料是參與市場競爭的資源，屬于對外保密性質，要解決好推廣應用和數據安全保密的矛盾，為此專門研究制定了針對不同人員的不同權限層次，以保證核心技術資源的保密。
8 擴展模塊功能
整個系統以Leading Info-Channel作為二次開發平臺，可以很方便地實現與其他系統的鏈接。對于其他公司的產品，程序以及數據庫都是完全獨立的，如能提供數據庫接口的，可以進行二次開發實現數據共享。
該系統目前成功地與容創達工程圖檔管理系統連接，將容創達工程圖檔管理系統鏈接到信息資源管理系統中，作為一個完全獨立的子系統。其他已有系統也可以通過這種方式進行鏈接。目前分別建立了與中國期刊網CNKI、科技信息網、英文學習網的網絡聯系。今年10月與本院自主開發的辦公平臺實現了無縫跳轉。
二、系統的推廣應用
系統軟件開發完成，只是完成了課題工作的一半，技術信息資源管理系統的成功與否，還有很大一部分取決于它是否可以得到推廣應用。而軟件尤其是管理軟件的推廣應用更是一個難點。為此我們集中時間，專門對軟件進行了數據初始化，對核心應用人員進行了系統的培訓和輔導，發現問題及時與軟件公司溝通。在系統推廣期間，我們特別制定了有力的推廣措施，使其成為全員應用的工具。具體的推廣措施包括：
1.建立信息員制度
根據我院技術管理現狀和專業設置情況，組建了一個由系統總管理員和各部室信息員共同組成的系統管理員小組，各部室的信息員均為工程技術人員，他們都被系統賦予了相應的權限，可以隨時隨地做到對系統的實時更新維護。
2．合理權限設置
為保證技術資源的安全性和保密性，系統管理員對不同層次人員逐個賦予系統訪問和操作的不同級別權限。
3．全方位點對點培訓
直接上門服務，解決實際的應用問題。
4．信息中心消息發布；
利用信息中心的功能，系統管理員和信息員及時將各類通知、規定發布，既實現了無紙化辦公又加大了信息的時效性。
5．技術信息庫、圖書規范管理的應用實施；
技術信息庫是系統的核心內容之一，是本系統提供技術資源共享的功能模塊，但必須有海量的數據做支撐，為此，我們專門集中進行了大量的數據錄入。目前該模塊中包括：以發文和發布信息為主的院發文件庫；由各專業論文文獻資料組成的文獻庫；以我院歷來獲獎項目為主構成的科研成果庫；當前我院現有的軟件擁有及使用情況為主的軟件庫；以及由我院組編的論文集、論壇文集等為主搜集來的技術成果庫，此外還有由工程圖片構成的圖片庫和反映我院現有專利情況的專利庫。可以說，這些內容是工程技術人員的非常有價值的參考資料。我院授權職工可以在任何網絡終端瀏覽。僅此一項就產生了強烈反響，發揮了技術信息庫的強大作用。
科研管理的實施應用。
科研管理功能模塊是本系統的核心功能模塊之一，也是本系統惟一可以實現網絡數據流轉，最終實現科研項目管理從立項申請、項目實施、項目獎勵申報和項目歸檔等全過程的各個環節，包括審批程序的全自動化管理。我院現有在研項目26項，其中2003年新立項7項，對這些項目的管理我們逐步嘗試利用本系統提供的科研管理模塊來進行控制和管理，尤其是2003年我院新立項項目，從項目申報、審批、項目合同計劃、外部合作協議以及項目年中檢查等管理和控制過程都原則上利用網絡進行，極大的提高了我院科研項目的管理水平。
通過采取上述強有力的推廣應用措施，使得信息資源庫的應用達到全員使用率的70%，這些成功的經驗還被行業協會推廣，已有多家設計單位上門觀摩學習。
三、系統的主要創新點及推廣應用前景分析
2003年7月，本系統通過鑒定，確認其在以下幾個方面有所創新：
1.本系統是在詳細分析設計院技術科研管理內容的基礎上，提出了優化的管理流程，并結合先進的信息技術研發的管理信息系統，是管理手段的一項創新。
2.技術信息庫將僅對圖檔進行靜態管理的傳統模式提升到對各類技術信息資源進行全方位綜合管理的更高層次，實現了技術資源高效共享，對科研項目從立項申請、項目實施、項目合同及經費、項目歸檔及成果申報的各個環節可實行動態遠程的自動化流程控制管理，實現了零距離辦公，大大提高了工作效率。
3.系統具有實用性、開放性、先進性、安全性和可推廣性。
4.針對信息化管理推廣應用難的問題，特別建立了一套推廣應用體系。
目前該系統已基本實現了設計院科技管理的五大模塊管理功能，即：技術資源管理、技術信息發布、圖書規范管理、圖檔管理、科技項目管理，尤其是科技項目管理是一個標準化的科研項目管理系統，具有很強的推廣應用價值。技術信息資源是一個積累時間越長、價值越高的系統，它的建成與應用不僅在專業技術層面上起到提高全員技術水平的作用，同時對設計院的全面信息化及企業的可持續發展起到促進作用。
