在當前公路工程檔案管理工作中，通常存在兩大問題：施工管理與工程檔案管理脫節，檔案管理水平不高。如何克服這些問題，有效提高工程檔案管理質量？
有意識才能確保真實
重視工程建設過程中的資料收集，提高一線檔案管理人員的檔案管理意識是第一步。施工過程中形成真實的內業資料，是公路竣工資料整理的基礎，因此必須建立一套資料收集管理制度。建設單位應不定期地組織人員進行檢查和指導，發現不完善的地方，要及時解決，同時避免以后工作中出現類似問題。
對已竣工工程的檔案不符合要求的，不予計量和驗收，承包人未上交合格的資料，業主應不予結算。要將竣工資料的收集和整理列入工作計劃，在工程監理和工程施工招投標、評標時就要把施工組織計劃中對資料的收集作為一項評分指標的要求，促進工程施工過程中對資料的收集、整理，確保工程資料的及時性和真實性。
重視自然材料的歸檔
從立項、設計、批復、招投標、工程質量監督、施工監理到工程驗收等，工程建設中，依次形成的一系列自然材料，應及時進行歸檔。
首先，要做好施工準備階段的資料整理，熟悉設計施工圖、設計說明；填寫工程施工安全開工前條件驗評表、工程質量保證體系審查表、開工報告、見證取樣計劃表、安全施工組織設計等資料后，找相關單位辦理簽字、蓋章、審核的手續，然后分類存放好各種資料。
其次，要加強施工過程中收集和填報資料的力度。在施工過程中會不斷購進各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告，有效證件的時間、數量及品種規格必須與材料進場的時間相符，鋼材的標識、規格與出廠合格證相符。
按照規范標準的相應工序驗收內容填寫表格，不同的監理對資料的要求不完全一樣，填寫報驗資料前應積極與監理溝通，達成一致后再進行填寫。隱蔽記錄與工序表應寫明具體部位、工序名稱、樁號、東、西側（半幅）、南、北側（半幅）或左、右側（半幅），這樣便于日后整理資料時更清晰、直觀。
試驗報告是工程資料的重要組成部分，屬工程質量保證材料，應收集完整，跟資料中的樁號、時間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合，工程中的大多數資料都相互聯系，不僅相符，匯總和評定記錄也需要根據試驗報告進行填寫。
最后，做好工程竣工資料整理，以及后續外業及相關資料的整理。工程竣工后，按工程實際重新繪制竣工圖。重新繪制時，要求原圖內容完整無誤，修改的內容也能準確、真實地反映在竣工圖上。繪制竣工圖要按照建筑制圖的規定和要求進行，同進參照原施工圖和該專業的統一圖示，必須在底圖的右下角繪制竣工圖圖簽。填寫工程竣工報告、工程交工驗收證書和質量保修書，必須是原件，簽字、蓋章手續完備；做好竣工驗收會議記錄。資料是體現工程建設的過程，只有真實資料的歸檔才能經得起歷史的檢查和考驗，并發揮資料的實用價值。
工程建設單位組織落實形成的資料由各責任單位負責。如工程建設中的業主、施工、監理、設計等單位，各自形成的工程建設資料，必須做到誰形成誰負責，做好收集與整理，然后統一上交檔案室進行集中管理歸檔。各參建單位應有具備相關工程專業知識，并能夠適應項目文件形成的專職（或兼職）檔案管理員，并保持人員及崗位穩定性。
納入日常管理工作范疇
檔案管理必須納入合同管理，貫穿工程建設始終。監理、承包人都應根據收集、整理資料工作量的大小合理配置人員，做到資料收集與施工同準備、同進行、同完成的“三同步”，收集齊全后及時整理。負責編制竣工資料的人員，必須熟悉并參與項目建設的全過程。
根據相關規范，每種資料的形成都要將責任落實到相關的人，收集時應齊全、規范、對號入庫。如監理在檢查工程施工的同時應檢查資料的收集、整理是否與施工同步，是否符合要求，是否進行了抽驗，是否與承包人檢查的結果相符等。
如果工程交工一段時間后，再向各施工監理單位收集檔案資料，存在以下難題：一是短缺不少應有資料，二是缺少監理等簽字蓋章。由于施工監理各單位人員已離開工地而分散各地，實際上這些工作已難以真正盡到責任，最后不了了之，給工程檔案資料和整個工程留下“尾巴”。
在正常情況下，我們不應在工程交工較長一段時間后才回收、歸檔工程檔案資料。在工程款支付及時、工程檔案資料已經過初驗的條件下，工程交工資料至少應在工程交工同時移交業主。這樣會有利于維護工程質量，也可避免日后工程檔案的缺失，還有利于杜絕有人在工程資料中做手腳。
多渠道提升人員專業素質
編制公路工程資料的工作，是由建設、設計、施工、監理等單位共同完成的，為使所編制公路工程資料完整、規范，提高工程資料管理的專業性，有必要在編制竣工資料之前組織他們進行培訓，邀請工程技術專業和檔案技術專業的專家授課、輔導。
由于工程建設中所涉及的建設單位工作人員，檔案管理知識往往不在同一水平線上。因此要及時調查了解各單位的具體情況，可以做到宣傳先進，向先進學習。這樣有利于提高工程檔案的整體水平，也有利于提高工程管理水平。在檔案管理的工作中要做到及時與上級溝通，把出現的問題及時上報，以便得到及時的解決。
另外還要加強單位與單位之間的溝通，以他人之長，補己之短，學習檔案管理中的好經驗。檔案管理是一個漫長的過程，在工作中，各職能部門要對自己的檔案管理做到定時定項檢查，并召開專題會議，總結經驗，加強學習，這樣不僅能提高檔案管理水平和檔案管理人員的素質，還能及時解決各種新問題。
